Télétravail : comment la XR peut aider à mieux travailler en équipe

La réalité étendue est un formidable outil pour aborder le travail en équipe en télétravail. On vous explique pourquoi.

Dans l'ère post-Covid-19, les entreprises doivent remodeler leur modèle d'organisation pour faire face aux récentes mesures de distanciation physique. Quelle que soit la taille de l'entreprise, le travail à distance s'impose comme la nouvelle norme pour les entreprises et organisations. Avec des équipes et des collaborateurs à domicile, l'enjeu majeur est de maintenir les gens en contact et d'éviter tout sentiment d'isolement. Comment maintenir le travail d'équipe et la cohésion si les équipes et les collègues ne travaillent pas physiquement côte à côte ? Comment maintenir une culture d'entreprise lorsque les employés travaillent à domicile ?

La réalité étendue peut-elle répondre à ces nouveaux enjeux liés à l'utilisation massive du travail à distance ? De plus, ces technologies ont-elles le pouvoir de favoriser le travail en équipe et la vie sociale de l'entreprise grâce à la "présence à distance" ?

Définition :

Réalité étendue (XR) :

La réalité étendue (XR) englobe toutes les technologies combinées réelles et virtuelles (VR, AR, MR) dans une seule terminologie. Elle fait largement référence au remodelage de la réalité dans une partie ou dans la totalité de l'univers virtuel. La première nature de ces technologies est de modifier la perception de la réalité pour l'utilisateur (VR Direct, 2019). 

Télétravail :

La crise sanitaire actuelle remet en question l’organisation de travail que nous connaissions. Les lieux de travail sont devenus une menace pour la santé, car la fermeture des bureaux, les réunions et les déjeuners d'affaires peuvent accroître la propagation du Covid-19.

Les géants de la technologie ont pris en compte le travail à distance pour leurs cadres, des employés qui ne sont pas tenus d'être au bureau (contrairement à la maintenance par exemple). Microsoft, Facebook ou Twitter permettent désormais à leurs employés de télétravailler en permanence (Forbes, 2020). Des entreprises industrielles comme le Groupe PSA ont prévu de renforcer le télétravail pour les activités hors production, et donc de diminuer drastiquement ses dépenses immobilières (CNN Business, 2020). 

Ainsi, le télétravail est désormais une réalité à grande échelle pour les employés. Si 83,3% des travailleurs ne souhaitent pas télétravailler uniquement, 55,6% des entreprises alterneront entre le travail à distance et le travail en personne, et 44,4% généralisent le télétravail.

Les employés, dont la présence en personne n'est pas obligatoire et dont le travail peut être effectué ailleurs que sur le lieu de travail, ont fait l'expérience des avantages des achats à distance pendant la période de fermeture. 

Parmi les plus hauts, la question des déplacements domicile-travail est l'une des plus intéressantes. Dans les zones métropolitaines américaines, la durée moyenne d'un aller simple est de 26,1 minutes (Census Bureau, 2017), ce qui correspond à 4,35 heures par semaine. Le télétravail permet de passer moins de temps dans les transports.

La généralisation du travail à distance réduit donc la nécessité de se déplacer, ce qui est bénéfique pour l'environnement. Au Royaume-Uni, 56 % des travailleurs (en 2014) utilisent leur voiture pour se rendre sur leur lieu de travail (Department of Transport, 2016). À Londres, des universitaires du King's College London ont étudié la réduction du NO2 pendant le confinement de la Covid-19 (du 24 mars au 22 avril), comparé à une concentration moyenne (du 1er janvier au 12 mars). Ils ont découvert que les flux de trafic avaient diminué de 53 % à travers Londres, entraînant une baisse globale de NO2 de 21,5 % sur les routes londoniennes, parfois même plus (55 % sur Marylebone Road, 36 % sur Euston Road) (KCL, 2020). 

Même si le trafic ne sera pas aussi faible qu'il l'était pendant le verrouillage des routes, si davantage de personnes continuent à travailler depuis leur domicile, le NO2 diminuera en raison de la diminution du nombre de personnes utilisant les transports motorisés. En termes de conséquences environnementales, le travail à distance implique l'utilisation de plus d'énergie et d'électricité dans le ménage. On passera de sources de consommation plus larges (lieu de travail) à une source plus privée (ménage). 

Ce changement ne devrait pas entraîner une détérioration environnementale dramatique, car la consommation d'énergie pourrait représenter la même quantité de consommation que celle des lieux de travail. L'équilibre entre la pollution de l'air et la consommation d'énergie doit être trouvé à court et à long terme afin de favoriser les avantages écologiques du travail à distance. Cela répond au principe de la troisième révolution industrielle imaginée par Rifkin pour l'Europe, sous la forme d'un internet numérisé à énergie renouvelable (Business Insider, 2017).

Si le travail à distance présente de nombreux avantages, certaines personnes en ont ressenti les inconvénients et les inégalités qui existaient déjà semblaient avoir augmenté pendant le confinement. C'était notamment le cas des personnes vivant dans de petites habitations et des parents isolés à la maison. 

Cependant, la propagation du travail à distance sans les conditions de l'isolement va éclaircir ces questions. Les gens pourront quitter les grandes villes et les petits appartements s'ils travaillent à distance de chez eux comme ils pourraient travailler de partout. Les parents isolés n'auront pas à subir toutes les tâches qu'ils ont dû accomplir pendant le confinement, car les enfants retourneront à l'école.

Contexte de la Covid-19 et technologies de communication :

L'un des grands problèmes du travail à distance est l'isolement des personnes qui, à son tour, entraîne la rupture des liens entre les équipes. Selon une étude de Buffer (2020), 19 % des travailleurs à distance luttent surtout contre la solitude, et pour 17 % d'entre eux, la collaboration et la communication constituent le plus grand effort. 

Le fait que les équipes ne travaillent pas côte à côte augmente le "manque d'interaction, de gestion de projet et de stimulation" (Hunter, 2019). Les problèmes et les questions peuvent prendre plus de temps à être résolus parce que les équipes ne sont pas directement face à face. Le travail à distance semble donc contraire au team building et à la cohésion d'équipe. 

Comment peut-il y avoir une cohésion entre les équipes et les collaborateurs sans contact physique ni discussion en face à face ?

Les interactions et les relations sociales ne doivent pas souffrir de barrières physiques. Les mesures restrictives prises en raison du verrouillage de Covid-19 mettent en évidence l'utilisation des technologies de communication. 

Le style de travail est affecté par la crise et le développement de la distanciation physique implique une nouvelle tendance de conceptions technologiques appelée "Touch Less Economy and Touch Less Tech". Nous sommes habitués à travailler sur des ordinateurs et des téléphones depuis des décennies afin d'échanger avec les autres (Weforum, 2016). La croissance de ces dispositifs de communication a été exponentielle depuis l'épidémie de Covid-19. Par exemple, la société américaine de technologie de communication Zoom a été téléchargée 94 millions de fois sur l'App Store d'avril à juin 2020 et ses revenus ont augmenté de 169 %. (India TV News, 2020).

Travail à distance et expérience de la XR :

Même si les technologies de communication en 2D comme les appels vidéo sont très importantes en période d'éloignement, la radio numérique présente de nombreux aspects complémentaires à ces technologies de communication classiques. 

Dans les environnements XR, il peut y avoir des environnements communicatifs immersifs entre les collaborateurs. Par exemple, des salles de réunion virtuelles avec un tableau sur lequel tout le monde peut écrire. 

Alors que la technologie de communication classique est efficace pour parler et argumenter, les technologies XR permettent de réaliser et d'exécuter d'autres actions en collaboration. Elles peuvent améliorer l'expérience de travail à distance ainsi que la coopération entre les équipes et le partage d'expériences communes. Au lieu de parler uniquement par appels vidéo, les collaborateurs qui utilisent les rayons X ont la possibilité de réaliser des tâches communes. 

En outre, dans le cadre de notre propre étude sur le télétravail, nous avons découvert que 66,7% des personnes interrogées seraient prêtes à utiliser cette technologie si elle était fournie par l'employeur.

La XR peut favoriser les aspects collectifs du travail à distance dans un monde virtuel. Dans un environnement virtuel, les équipes peuvent collaborer les unes à côté des autres, et il est possible d'avoir une équipe ou une entreprise entière dans la même pièce virtuelle. 

L'association de la technologie VR combinée à des mondes virtuels avec des avatars complets réinvente la coopération d'équipe à distance traditionnelle. Bien que des technologies similaires telles que Second Life n'aient pas vraiment attiré beaucoup de monde, cela pourrait changer avec leur introduction dans l'environnement de travail. En effet, les équipes et les collaborateurs peuvent socialiser et travailler dans un monde virtuel qui est totalement inventé et fait pour une entreprise donnée. 

La XR permet aux collègues de faire du brainstorming ensemble, mais aussi de partager du contenu tout en le modifiant et en le concevant. Avec XR, un utilisateur peut également agir physiquement sur le contenu, étant ainsi plus impliqué et moins enclin à l'aspect routinier du télétravail. 

Par rapport à un appel vidéo, l'échange avec un collègue dans un monde virtuel avec l'utilisation de XR améliore l'implication de l'utilisateur. Par exemple, dans un environnement virtuel, les collaborateurs peuvent modifier ou créer une présentation ou un document commun en même temps. Les appels traditionnels ou les appels vidéo présentent l'avantage de véhiculer une forme faciale et verbale précise de l'utilisateur, ce qui fait défaut à l'XR.

Bien que le télétravail virtuel ait tendance à améliorer la créativité et la coopération, l'utilisation d'outils de communication traditionnels et du télétravail virtuel permet de réduire la lassitude qui caractérise le télétravail.

Un monde virtuel a l'avantage d'être un espace partagé et simultané. Les utilisateurs évoluent ensemble dans un environnement de collaboration et n'ont donc pas l'impression d'être encore chez eux. Pour illustrer l'idée, nous pouvons nous référer par exemple à la société Immersive Factory qui, en réponse à la généralisation du travail à distance, a proposé depuis Septembre 2020 une plateforme en ligne de type environnement virtuel. Cette dernière a pour vocation deformer les employés où qu'ils se trouvent et de permettre aux utilisateurs de partager leurs expériences, même s'ils travaillent en dehors de leur bureau. Ces technologies sont une extension de la culture d'entreprise.

En outre, les technologies de réalité étendue peuvent être utilisées pour inventer des événements plus ludiques et collaboratifs tels que des défis ou des jeuximmersifs. Là encore, les collaborateurs pourraient entreprendre des activités ensemble et simultanément. Les technologies XR sont en outre utilisables sur de nombreux supports différents (PC, téléphone, casques VR, etc.) et sont donc efficaces partout.

Cependant, il est difficile de croire qu'il est possible d'entreprendre ces connexions XR tout le temps. Certains appareils nécessitent une configuration plus importante qu'un ordinateur ordinaire. Alors qu'une connexion efficace est nécessaire pour les appels vidéo, une connexion encore plus puissante est nécessaire pour les technologies XR. La technologie XR n'a pas nécessairement besoin d'être utilisée quotidiennement.

Conclusion

Les technologies de réalité étendue ne visent donc pas à être utilisées uniquement dans le cadre du télétravail. Elles peuvent être associées aux technologies de communication traditionnelles pour organiser des événements d'équipes et de collaborateurs. Une utilisation à temps partiel de la réalité étendue favorise les avantages sans en subir les faiblesses.

L'utilisation des technologies XR peut représenter un certain temps d'une journée ou d'une semaine pour des utilisations spécifiques. Par exemple, il peut y avoir une réunion dans un monde virtuel afin de tirer parti d'un même document avec des collègues. Les technologies XR n'ont pas pour but d'être utilisées tout le temps.

Elles sont appropriées et efficaces pour favoriser la collaboration en équipe tout en travaillant à domicile. Elles permettent un partage concret de contenu et de matériel dans un monde virtuel de collaboration.